IT-projekter gennemføres som udgangspunkt på en driftsbevilling eller en bevilling af typen statsvirksomhed indenfor virksomhedens låneramme.
Der henvises til ØAV for nærmere regnskabsmæssige bestemmelser om udviklingsprojekter under udførelse og indregning af udgifter.
Der henvises til punkt 2.6.5.1 Interne produktionsomkostninger ved investeringsprojekter (anlægsløn mv.) vedrørende indregning af lønomkostninger.
IT-projekter
It-projekter er investeringsprojekter, der omfatter nyudvikling eller væsentlig tilpasning af standard it-løsninger eller omfatter væsentlig tilpasning af allerede eksisterende it-løsninger.
It-projekter kan gennemføres på en driftsbevilling eller en bevilling af typen statsvirksomhed. Det er en generel forudsætning for at afholde udgifter til it-projekter inden for en eksisterende bevilling, at it-projektet falder inden for bevillingens formål, at der udvises skyldige økonomiske hensyn, at den fastsatte låneramme overholdes, og at afskrivninger kan holdes inden for de givne bevillingsmæssige rammer.
Såfremt institutionen ikke har bevillingsmæssig hjemmel til gennemførelse af et it-projekt, opnås hjemmel på bevillingslov eller ved tilslutning fra Finansudvalget, også selv om de samlede omkostninger til projektet er under 60 mio. kr.
Ved opgørelsen af et projekts samlede omkostninger er det obligatorisk at medregne internt medgåede lønomkostninger og øvrige interne medgåede ressourcer, såfremt de samlede udgifter til anskaffelse og udvikling, inkl. internt ressourceforbrug, er 10 mio. kr. eller derover jf. punkt 2.6.5.1 Interne produktionsomkostninger ved investeringsprojekter (anlægsløn mv.).
It-projekter klassificeres regnskabsmæssigt som udviklingsprojekter under udførelse. Der henvises til ØAV for nærmere regnskabsmæssige bestemmelser om udviklingsprojekter under udførelse og indregning af udgifter.
Såfremt der fastsættes en levetid for et it-projekt, som afviger fra de af Moderniseringsstyrelsen fastsatte økonomiske levetider for immaterielle anlægsaktiver, kræver dette Moderniseringsstyrelsens godkendelse forud for iværksættelse, jf. også punkt 2.6.11 Investeringer i anlægsaktiver mv.
Anskaffelse af it-udstyr og standard it-løsninger følger reglerne om indkøb, jf. punkt 2.4.13 Indkøb.
Der henvises til punkt 2.11.5.5 It-projekter (under statsfinansieret selvejende institution) for regler vedrørende gennemførelse af it-projekter i statsfinansierede selvejende institutioner, som modtager driftstilskud fra bevillingstypen statsfinansieret selvejende institution.
2.2.18.1 Fælles projektmodel for alle IT-projekter
Ved gennemførelse af it-projekter følges den fællesstatslige it-projektmodel, som omfatter hele projektforløbet fra idé til realisering af de forventede gevinster og indeholder en beskrivelse af roller og ansvar i et it-projekt. Der henvises til Vejledning om den fællesstatslige it-projektmodel, som er optaget i ØAV.
2.2.18.2 IT-projekter med samlede omkostninger over 10 mio. kr.
For it-projekter, hvor de samlede budgetterede udgifter til anskaffelse og udvikling, herunder internt ressourceforbrug, udgør 10 mio. kr. eller derover, skal business case, risikoscore og projektinitieringsdokument indsendes til It-projektrådet.
Vedr. udarbejdelse af business case, risikoscore og projektinitieringsdokument henvises til Vejledning om den fællesstatslige it-projektmodel.
Business case, risikoscore og projektinitieringsdokument skal indsendes til It-projektrådet efter analysefasen og inden anskaffelsesfasen, herunder udarbejdelse af en eventuel kravspecifikation, påbegyndes. Der kan afholdes udgifter til idéfase og analysefase forud for høring i It-projektrådet.
Udtages et projekt til nærmere behandling i It-projektrådet, bør der udvises tilbage-holdenhed med afholdelse af yderligere udgifter, ligesom der ikke bør afholdes udbud eller indgås kontrakter før en indstilling fra It-projektrådet foreligger.
It-projektrådet kan give anbefalinger vedrørende projektets tilrettelæggelse samt evt. indstille til ministeriet, at der bør gennemføres et eksternt review af projektet. Udgifter hertil afholdes af ministeriet. Efter gennemførsel af et eksternt review kan It-projektrådet indstille, at det ønsker at følge projektets videre fremdrift og evt. gennemføre et eksternt review i senere faser.
Arbejdsgange i forbindelse med It-projektrådets behandling af projekter er beskrevet i Vejledning om statens it-projektråd som er optaget i ØAV.
Ovenstående gælder for såvel enkeltstående it-projekter som egentlige it-programmer, og er ligeledes gældende for reinvesteringer over 10 mio. kr.
2.2.18.3 IT-projekter med samlede omkostninger over 60 mio. kr.
It-projekter, hvor de samlede budgetterede udgifter til anskaffelse og udvikling, herunder internt ressourceforbrug, udgør 60 mio. kr. eller derover, skal efter behandling i It-projektrådet forelægges Finansudvalget, inden et udbud offentliggøres. Der kan afholdes udgifter til idéfase, analysefase, kravspecifikation og forberedelse af udbud forud for forelæggelse for Finansudvalget.
Alle aktstykker til Finansudvalget om igangsættelse eller væsentlige ændringer i it-projekter skal redegøre for bl.a. projektets samlede omkostninger fordelt på såvel hidtidigt forbrug som forventede fremtidige omkostninger samt projektets risikoprofil. Redegørelsen baseres på den udarbejdede business case og risikoscore. Ligeledes inkluderes resultatet af et eventuelt eksternt review. Aktstykkerne følger en fælles skabelon for aktstykker. Der henvises til Vejledning om statens it-projektråd.
Som led i forelæggelsen for Finansudvalget fastlægges en tidsplan for efterfølgende orienterende aktstykker. Finansudvalget skal som minimum orienteres på følgende tidspunkter:
- Orientering om resultatet af det gennemførte udbud mv. samt projektstatus i øvrigt.
- Orientering i forbindelse med overgang til drift om den afsluttede implementering samt projektstatus i øvrigt.
- Orientering om projektets drift og effekter ca. ét år efter overgang til drift.
Herudover kan tidsplanen evt. udvides med et orienterende aktstykke under gennemførelsesfasen ved større eller meget komplicerede projekter.
Såfremt der påregnes forsinkelser i forhold til ovennævnte tidsplan på 3 måneder eller mere, orienteres Finansudvalget herom.
Ved væsentlige ændringer i business case og risikoscore som følge af det gennemførte udbud forelægges projektet til Finansudvalgets tilslutning. Anmodningen om Finansudvalgets tilslutning erstatter i så fald forelæggelse til orientering.
Væsentlige ændringer undervejs i gennemførelsesfasen forelægges Finansudvalget. Ændringer i de samlede udgifter til anskaffelse og udvikling med 10 pct. eller derover og med mindst 6 mio. kr. er altid væsentlige ændringer.
2.2.18.4 Løbende opfølgning for IT-projekter med samlede omkostninger over 10 mio. kr.
For it-projekter med samlede omkostninger over 10 mio.kr. indsendes hvert halve år indtil overgangen til drift en kort status rapport til It-projektrådet. Statusrapporteringen følger en fælles skabelon. Der henvises til Vejledning om statens it-projektråd.
Hvis et igangværende it-projekt overskrider grænsen på 60 mio. kr., skal projektet forelægges Finansudvalget, jf. punkt 2.2.18.3 It-projekter med samlede omkostninger over 60 mio. kr.