Satsning på nye idéer
Økonomistyrelsen har med værktøjet IdeaExchange inviteret medarbejdere, kunder, konsulenter og forskere med i et børsspil, hvor der blev budt ind og handlet med idéer på kerneområderne ”Løn og personale” og Statsligt regnskab”.
”Tillykke du har vundet, fordi du var en af de fem bedste idéhandlere i børsspillet IdeaExchange.”
Økonomikonsulent i Kort- og Matrikelstyrelsen Christian Rishøj tager imod en flaske vin og et logo-krus fra kampagnen, som Økonomistyrelsen har kørt på et af kerneområderne ”Statsligt regnskab”. Et online-værktøj har givet medarbejdere, kunder, konsulenter og forskere muligheden for at komme med forslag til nye idéer og arbejde videre på hinandens idéer.
Og Christian Rishøj skrev sådan her: ”Hvorfor fluekneppe på driftsbudgettet, når det er timeforbruget, der virkelig batter?”
Han pointerer, at det ikke er en ny problematik. Han har selv oplevet, at der bliver fokuseret på andet end, der vejer tungest i regnskabet.
”Vi har på det seneste haft en lidt anstrengt økonomi, hvor vi har fulgt budgetterne meget tæt. Selvom årsværkene er det, der tæller mest i regnskabet, så sidder vi og kigger på, om et fagligt område skal bruge 50.000 kr. på nogle konsulenter. Men vi har sværere ved at drøfte, om vi kan bruge et årsværk mindre på en anden aktivitet, og se på prioriteringen af den samlede ressourceanvendelse, fx i forhold til den overordnede strategi. Pointen er, at man ikke bare rører ved antallet af årsværk. Det bliver hurtigt en fast størrelse,” forklarer han.
Christian Rishøj ved godt, at Økonomistyrelsen ikke umiddelbart kan gøre noget ved den problematik han fremstiller. Økonomistyring er ikke bare noget teknik, men en ledelsesdisciplin, som fordrer, at man hele tiden tænker på at udnytte sine ressourcer effektivt - og der batter timerne noget.
”Det er svært det her. For en time er ikke bare en time. Nogle timer er dyrere end andre, ligesom der er nogen som er mere effektive i forhold til løsningen af opgaven. En der er erfaren og faglig dygtig på feltet skal måske bruge 20 timer, mens en anden mere uerfaren og billigere skal bruge 100 timer - men det kan koste det samme,” påpeger han.
Kant med konkurrencen
Til trods for, at Christians Rishøjs idé ikke lige kan bruges nu og her, så synes han, at det har været sjovt at være med i konkurrencen, hvor deltagerne kunne byde ind med idéer, kommentere og videreudvikle andres idéer og købe hinandens idéer.
”IdeaExchange har en kant, fordi der er et konkurrenceelement. Det har været godt, at man kunne kaste en idé ind og få feedback på den hurtigt. Det er et godt supplement til det Økonomistyrelsen ellers gør for at være i dialog med os kunder,” siger Christian Rishøj, der foreslår, at næste gang Økonomistyrelsen sætter gang i IdeaExchange, så kunne det også det være på et afgrænset område. Fx på budgettering, styringselementer eller administrative lettelser.
Forretningsudvikler i Økonomistyrelsens enhed, Forretnings- og strategiudvikling, Mads Eggers, fortæller, at det har været lettest at gå videre med de idéer, der har haft en mere teknisk, konkret karakter.
”De idéer der kom frem i kampagnerne på områderne ”Løn og personale” og ”Statsligt regnskab” har gået lige fra de teknisk specifikke og nørdede til processer, hvor idéerne mere har været i helikopterperspektiv,” fortæller han.
Bruger indsats til noget
Økonomistyrelsen arbejder med fire udvalgte idéer indenfor området ”Statsligt regnskab”. Det er etablering af et fælles kreditor-debitorregister, central print og forsendelse af dokumenter fra Navision Stat, indkøbskategori i det kommende IndFak og afstemning af SKS i supplementsperioden.
”Det er et vigtigt signal at sende til dem, der har været med i IdeaExchange, at vi rent faktisk bruger deres indsats til noget. Det giver jo motivation til også at være med igen næste gang,” konstaterer Mads Eggers.
Men allervigtigst synes han IdeaExchange er for styrelsens motto om at være der for kunderne, når de har kunnet byde ind med idéer på styrelsens kerneydelser – uden at der på nogen måde er censureret i indlæggene.
Intern stjerne-deltager
Indenfor området ”Løn og personale” blev chefkonsulent i Økonomistyrelsen Jacob Falkentorp kåret for bedste idé, som bedste idéforhandler og idékommentator.
Han synes kampagnen har været levende, dynamisk, plastisk og bevægelig – og derfor god til at udvikle idéer fra.
”Det er jo især en god metode til at højne kundeforståelsen og se hvilke konkrete behov de har. Vi får på en nem måde kvalitetsfeedback fra kunderne, som er anderledes end den normalt meget politiserede og rensede dialog,” fastslår han.
En af Jacob Falkentorps idéer er, at der i Økonomistyrelsen skal være en fælles brugerhåndtering af alle de systemer, som styrelsen administrerer. Derfor skulle kunderne med et log-in komme på samtlige af de systemer, de har adgang til.
”Vores kunder oplever os som usammenhængende, fordi vores forskellige systemer anskuer den enkelte institution forskelligt. Hvis vi samlede alt i en fælles brugerhåndtering, så ville opleve os som en helhed – og de ville slippe for bøvlet,” siger han om idéen.
Direktionen arbejder videre
IdeaExchange er en del af den store værktøjskasse, som Økonomistyrelsen anvender i mødet med kunderne og brugerne, fremhæver vicedirektør Thomas Fjeldberg.
”Vi vil helt sikkert gentage forløbet igen – men nok på mere afgrænsede områder. Vi vil bruge værktøjet sammen med kundemøder, brugerworkshops og tilfredsundersøgelser i vores strukturerede forretningsudvikling,” siger han.
Vicedirektøren mener også, at styrelsen kan bruge IdeaExchange til at få en pejling på, hvad der rører sig hos kunderne. Også selvom nogle af de mere overordnede principielle ikke kan løses lige nu, men vil kunne indgå i den fremtidige produktudvikling.
”Vi er fx enige i Christian Rishøjs problemstilling om, at vi skal se mere på timeforbruget i forbindelse med budgettering. Så på den lange bane skal vi finde en metode til at få en bedre forståelse af styringen af årsværk, og hvad vi får for vores lønkroner. Men det er ikke noget vi kan løse lige nu og her,” siger Thomas Fjeldberg.
